ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet einen deutschen Standard für elektronische Rechnungen. Es handelt sich um ein Datenformat, das die strukturierte und standardisierte Übermittlung von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen ermöglicht. Der Begriff „ZUGFeRD“ wird oft auch als Abkürzung für „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“ verwendet.

Oftmals gehen Rechnungen in Form einer Mail mit PDF-Anhang oder sogar als Brief ein und werden zur PDF gescannt. Die ZUGFeRD-Spezifikation kombiniert menschenlesbare PDF-Dokumente (zum Beispiel für die Rechnungsdarstellung) mit maschinenlesbaren XML-Daten (für die automatisierte Verarbeitung durch Computersysteme). Dadurch wird eine effiziente und standardisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglicht, was insbesondere im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) von Bedeutung ist.

Trägt ein Mitarbeiter Daten manuell in eine Rechnungs-Software ein, so besteht ein hohes Fehlerrisiko. Zudem wird oftmals ein hoher zeitlicher Aufwand für diese Tätigkeit benötigt. So können mit dem Programm Zeit, Kosten und personelle Ressourcen gespart werden.

Die Idee hinter ZUGFeRD besteht darin, eine einheitliche Struktur für elektronische Rechnungen bereitzustellen, um den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen zu erleichtern. Dies kann die Automatisierung von Rechnungsprozessen unterstützen, die Fehlerquote reduzieren und die Effizienz in den Geschäftsabläufen verbessern.

ZUGFeRD wurde als gemeinsame Initiative verschiedener Organisationen und Unternehmen ins Leben gerufen, darunter das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Es wurde entwickelt, um die Anforderungen der deutschen Wirtschaft und die europäischen Normen für elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen. ZUGFeRD wird von verschiedenen Unternehmen und öffentlichen Institutionen in Deutschland und darüber hinaus genutzt, um elektronische Rechnungen auszutauschen.

ZUGFeRD Buchungshilfe: bietet grundlegende Angaben zu Käufer, Verkäufer, Gesamtrechnungsbetrag und Gesamtumsatzsteuerbetrag, es enthält jedoch keine Informationen zu den Rechnungspositionen und ist in Deutschland umsatzsteuerlich nicht anerkannt.

ZUGFeRD Basic: Stellt erforderliche Daten für Buchung und Zahlungsverkehr einfacher Rechnungen in strukturierter Form bereit. Es enthält Kopf- und Fußdaten sowie reduzierte Positionsdaten. Für automatische elektronische Archivierung ist diese Version ausreichend, jedoch in Deutschland keine gültige Rechnungserstellung.

ZUGFeRD EN 16931 (ehemals Comfort): Dieses Profil erhöht die Menge der strukturiert zu übermittelnden Daten. Das Ziel ist eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung auf Empfängerseite. Wie der Name bereits besagt, entspricht es der europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD Extended: Alle Daten im ZUGFeRD-Datenmodell werden in strukturierter Form oder als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Dieses Profil dient als Erweiterung der EN 16931 für komplexere Geschäftsprozesse. Es enthält sämtliche Informationen zur Weiterverarbeitung, kann jedoch auch zusätzliche, nur zwischen Rechnungssteller und -empfänger gültige Informationen enthalten.