Die Kreditorenbuchhaltung hat die Aufgabe sicherzustellen, dass die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens gegenüber Lieferanten und Dienstleistern ordnungsgemäß erfasst und beglichen werden. Diese Gläubiger, auch Kreditoren genannt, haben dem Unternehmen Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht, wofür das Unternehmen nun Zahlungen schuldet. Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet somit die Kontokorrentbeziehungen zwischen Gläubigern (Kreditoren) und dem Unternehmen als Schuldner.
Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung umfasst verschiedene Aufgaben, die darauf abzielen, die Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber seinen Lieferanten und Dienstleistern ordnungsgemäß zu verwalten und zu begleichen. Zu den Hauptaufgaben gehören:
Rechnungsprüfung: Überprüfung der erhaltenen Rechnungen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den getätigten Bestellungen oder Vereinbarungen.
Erfassung von Rechnungsdaten: Erfassen der relevanten Informationen aus den Lieferantenrechnungen in das Buchführungssystem, um eine genaue und aktuelle Erfassung der Verbindlichkeiten zu gewährleisten.
Kontenpflege: Führung von Konten für jeden Lieferanten, um die offenen Posten und die Entwicklung der Verbindlichkeiten im Zeitverlauf nachverfolgen zu können.
Zahlungsvorbereitung: Erstellung von Zahlungsvorschlägen für die Begleichung offener Rechnungen und Überwachung von Zahlungsfristen, um Skonti optimal zu nutzen und Verzugszinsen zu vermeiden.
Kommunikation mit Lieferanten: Klärung von Unstimmigkeiten, Abstimmung von Zahlungsbedingungen und Bearbeitung von Anfragen oder Reklamationen seitens der Lieferanten.
Kostenkontrolle: Überwachung der Ausgaben im Rahmen der Verbindlichkeiten, um Budgets einzuhalten und effizientes Finanzmanagement zu gewährleisten.
Abstimmung mit anderen Abteilungen: Enge Zusammenarbeit mit Einkauf, Lagerhaltung und anderen relevanten Abteilungen, um eine reibungslose Abwicklung der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
Berichterstattung: Erstellung von Berichten und Analysen zu den Verbindlichkeiten, um die Geschäftsführung über die finanzielle Situation zu informieren und Entscheidungen zu unterstützen.
Bereiche der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung umfasst mehrere Schlüsselbereiche:
Kreditorenstammsatzpflege: Hier werden Datenbanken erstellt und gepflegt, die alle notwendigen Informationen zu regelmäßigen Geschäftspartnern eines Unternehmens enthalten, darunter Identifikationsnummer, Name, Adresse, Bankverbindung und weitere relevante Details.
Rechnungserfassung und -kontierung: Eingehende Rechnungen werden erfasst und mithilfe von Kreditorennummern sowie relevanten Geschäftsvorgängen verknüpft. Dies geschieht in einem ERP-System, wo die Verbindlichkeiten übersichtlich ausgewiesen werden.
Rechnungsprüfung und Zahlungsveranlassung: Die Kreditorenbuchhaltung überprüft formell und sachlich eingehende Rechnungen. Bei Korrektheit werden Zahlungen gemäß vereinbartem Zahlungsziel veranlasst, um Skonti optimal zu nutzen und Mahngebühren zu vermeiden.
Verwaltung offener Posten: Die Kreditorenbuchhaltung sortiert Rechnungen nach Zahlungszielen, steuert Zahlungen strategisch um Liquiditätsengpässe zu vermeiden und gewährleistet die Einhaltung von Skonti sowie die Vermeidung von Mahngebühren.
Archivierung von Kreditorenrechnungen: Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um die ordnungsgemäße Archivierung von eingehenden Kreditorenrechnungen, um die zehnjährige Aufbewahrungspflicht zu erfüllen und bei Bedarf schnellen Zugriff auf die Unterlagen zu ermöglichen.
Funktionsweise der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung funktioniert durch die Zuordnung von Kreditorennummern zu regelmäßigen Geschäftspartnern und die Verbuchung von Geschäftsvorfällen nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung. Hierbei werden verschiedene Vorgänge je nach Häufigkeit in unterschiedliche Kategorien eingeteilt, zum Beispiel „Sammelkreditoren“ für einmalige oder unregelmäßige Bestellungen.
Die doppelte Buchführung ist in der Kreditorenbuchhaltung verpflichtend und gilt für alle Unternehmen, außer für Selbstständige und Kleinunternehmer mit bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen. Jeder Geschäftsvorfall wird dabei auf den entsprechenden Konten (Soll oder Haben) doppelt gebucht, wobei die Unterscheidung zwischen „Soll“ und „Haben“ sowie Aktiva und Passiva entscheidend ist.
Die Begleichung einer Rechnung führt dazu, dass sie als ausgeglichen betrachtet wird. In der Kreditorenbuchhaltung wird sie von der Liste der offenen Posten entfernt und archiviert.
