Kassenbuch

Mit einem Kassenbuch werden sämtliche bar getätigten Geschäftsvorfälle eines Unternehmens auf Grundlage des Kassenberichts dokumentiert. Das beinhaltet die Erfassung aller Ein- und Auszahlungen aus der Geschäftskasse, wodurch der aktuelle Kassenbestand ermittelt wird.

Gründe für ein Kassenbuch

Bargeldtransaktionen werden häufig dazu genutzt, Umsätze zu verschleiern und somit Steuerhinterziehung zu ermöglichen. Aus diesem Grund legt der Gesetzgeber Unternehmern die Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs auf. Insbesondere Unternehmen mit beträchtlichen Umsätzen oder hohen Bargeldtransaktionen werden in die Pflicht genommen, da die Barzahlungseinnahmen die Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer darstellen.

Pflicht zum Kassenbuch

Die Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs besteht für:

  • Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.
  • Betriebe, die im Handelsregister eingetragen sind, auch wenn dies freiwillig erfolgt.
  • Unternehmen, die aufgrund ihrer Art und ihres Umfangs einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern.

Grundsätzlich besteht keine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs, wenn Sie lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Ihr Finanzamt erstellen müssen, beispielsweise als Freiberufler. Jedoch kann diese Pflicht entstehen, insbesondere wenn Ihre Einnahmen hauptsächlich aus Bargeschäften stammen. Es steht Ihnen auch frei, ein Kassenbuch freiwillig zu führen. Dies kann besonders vorteilhaft sein, wenn Ihre Geschäftsaktivitäten viele Bartransaktionen beinhalten, da dies einen optimalen Überblick über Ihre Kassenbestände ermöglicht.

Anforderungen an ein Kassenbuch

Bei elektronischer Buchführung oder in Papierform gelten folgende Anforderungen:

Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit: Buchungen müssen durch Belege nachgewiesen oder nachweisbar sein (Belegprinzip).

Vollständigkeit: Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos aufgezeichnet werden (Einzelaufzeichnungspflicht). Bei geringwertigen Waren an unbekannte Kunden entfällt diese Pflicht.

Zeitgerechte Buchungen: Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden. Periodenweise Buchungen sind akzeptabel, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Ordnung: Klare, systematische und übersichtliche Buchführung, auch für EDV-Registrierkassen und PC-Systeme.

Unveränderbarkeit: Buchungen dürfen nicht so veränderbar sein, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Kassensturzfähigkeit: Eine ordnungsgemäße Buchführung erfordert, dass sämtliche Geschäftsvorfälle zeitlich und inhaltlich korrekt festgehalten werden. Die Kassensturzfähigkeit ist entscheidend, um die Richtigkeit der Ergebnisse zu gewährleisten.

11 Grundsätze des ordnungsgemäßen Kassenbuches

  1. Der Mandant muss das Kassenbuch stets selbst führen.
  2. Keine Buchung ohne Beleg.
  3. Belege müssen eine fortlaufende Nummerierung aufweisen.
  4. Der Kassenbestand darf niemals negativ sein.
  5. Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten und dokumentiert werden.
  6. Täglich aufzuzeichnen sind Privateinlagen wie auch Privatentnahmen mit entsprechender Erstellung von Eigenbelegen.
  7. Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen.
  8. Eintragungen dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden; Fehler werden berichtigt, indem der Originaleintrag dennoch lesbar bleibt.
  9. Die Tagesfolge muss chronologisch sein. Bei vergessener Verarbeitung eines Tages, ist es notwendig, dass das Kassenbuch neu verfasst wird.
  10. Eine regelmäßige, manuelle Kassenprüfung ist unerlässlich.
  11. Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann.