Geschäftsvorfall

In einem Unternehmen tritt ein Geschäftsvorfall immer dann auf, wenn eine Transaktion oder Bewegung die Vermögenssituation des Unternehmens verändert. Diese Veränderung kann sowohl erfolgsneutral als auch erfolgswirksam sein. Selbst bei der simplen Durchführung einer erfolgsneutralen Transaktion, wie beispielsweise der Umbuchung eines Geldbetrags von einem firmeneigenen Bankkonto auf ein anderes Bankkonto des Unternehmens, handelt es sich um einen Geschäftsvorfall, der ordnungsgemäß verbucht werden muss.

Ein Geschäftsvorfall kann durch externe Transaktionen, die aus Geschäftsbeziehungen mit Kunden oder Lieferanten resultieren (wie dem Kauf oder Verkauf von Waren oder Dienstleistungen), oder durch interne Transaktionen ausgelöst werden. Zu den internen Transaktionen gehören beispielsweise das Ausbuchen eines Forderungsverlustes oder die Zuschreibung durch Erhöhung des Buchwerts. Im Allgemeinen werden zwei Arten von Geschäftsvorfällen unterschieden: erfolgswirksame Geschäftsvorfälle und bestandswirksame Geschäftsvorfälle.

Ein erfolgswirksamer Geschäftsvorfall ist eine Transaktion, die den Geschäftserfolg durch Buchungen auf Erfolgskonten beeinflusst. Dabei sind zu- und abfließende Vermögenswerte nicht gleich, was eine Veränderung des Reinvermögens des Unternehmens zur Folge hat.

Ein anschauliches Beispiel für einen erfolgswirksamen Geschäftsvorfall ist der Verkauf einer Ware zu einem höheren Verkaufspreis als dem Einkaufspreis. Die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis stellt einen erfolgswirksamen Gewinn dar.

Ein bestandswirksamer Geschäftsvorfall ist erfolgsneutral und wird ausschließlich auf Bestandskonten verbucht, was zu entsprechenden Änderungen führt. Dabei erfolgt lediglich der Austausch von Geld- oder Sachwerten, ohne dass dabei Werte erzeugt oder vernichtet werden.

Ein prägnantes Beispiel für einen bestandswirksamen Geschäftsvorfall ist der Erwerb von Rohstoffen. In diesem Fall wird ein Geldwert gegen einen Materialwert gleichen Betrags getauscht. Dies führt dazu, dass das Umlaufvermögen steigt und das Geldvermögen des Betriebs sinkt, während das Reinvermögen konstant bleibt.

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Geschäftsvorfälle korrekt in der Buchführung zu erfassen. Dies erfordert vollständige, sachlich richtige und den entsprechenden Konten zugeordnete Buchungen. Geschäftsvorfälle werden in Buchungssätzen erfasst, die sich im Jahresabschluss widerspiegeln. Es gibt laufende Geschäftsvorfälle wie Einkäufe und Aufwendungen sowie Geschäftsfälle, die erst im Jahresabschluss berücksichtigt werden.

Die Buchung erfolgt auf T-Konten im Rechnungswesen, mit Soll- und Haben-Seiten. Aktivkonten verbuchen Zugänge auf der Soll-Seite, Passivkonten auf der Haben-Seite. Die doppelte Buchhaltung folgt dem Prinzip „Soll an Haben“. Beispiel-Buchungssätze sind „Verbindlichkeit an Bank“ und „Bank an Kasse“. Lexoffice bietet Unterstützung, um Geschäftsvorfälle einfach zu buchen, indem es Importe, Beleguploads und Zuweisungen ermöglicht.

Als Unternehmer ist es notwendig, alle Geschäftsvorfälle detailliert anhand von Belegen zu dokumentieren. Dabei müssen die Belege bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie das Datum der Zahlung oder des Belegs, den Namen der ausstellenden Partei bei Eingangsrechnungen (Lieferant), den Namen der Kunden bei Ausgangsrechnungen, die Rechnungsnummer, die Kontonummer, den Umsatzsteuersatz und ausgewiesene Umsatzsteuer, sowie den Brutto-Gesamtbetrag in Euro. Für die Dokumentation von Barzahlungen im Arbeitsalltag eignet sich ein Kassenbuch.