Aufbewahrungsfristen

Es gibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die festlegen wie lange man gewisse geschäftliche Unterlagen aufbewahren muss. Dies ist ein wichtiger Teil der Buchführungspflicht, denn in dem Verwahrungszeitraum kann das Finanzamt die Unterlagen jederzeit anfordern. Geregelt ist dies im steuerrechtlichen Teil in §147 Abgabenordnung (AO) und für das Handelsrecht in §257 HGB.

Doch was genau muss wie lange aufbewahrt werden?

Aufbewahrt werden muss grundsätzlich alles, was dem Finanzamt dabei hilft sich einen Überblick über die Buchführung und die Steuererklärung des Unternehmens zu verschaffen. Zusammengefasst sind das alle Belege, die für die Besteuerung eine Bedeutung haben. Wie eben Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Bilanzen.

Diese Belege müssen 10 Jahre zum Ende des Jahres, in dem die Aufbewahrungsfristen ablaufen, aufbewahrt werden. Alle sonstigen Dokumente haben eine Frist von 6 Jahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden.

Wie müssen die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden?

Grundsätzlich ist dem Finanzamt egal, ob ihr dies in Papierform tut oder digital – je nachdem wie es euch besser gefällt. Mit FIBUscan habt ihr den Vorteil, dass ihr sicher sein könnt, dass alles GoBD-konform und sicher im Archiv hinterlegt ist.

Wer muss diese Aufbewahrungsfristen beachten?

Jeder, der zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, muss sich an die rechtlichen Aufbewahrungspflichten seiner Unterlagen halten. Grundsätzlich müsen folgende Personen im Unternehmen den Aufbewahrungsfristen nachkommen:

  • Einzelunternehmen: der Geschäftsinhaber

  • Stille Gesellschaften: der Inhaber des Handelsgeschäftes

  • BGB-Gesellschaft (GbR) und OHG: die Gesellschafter

  • KG: die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter

  • AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften: die Vorstände

  • GmbH und UG (haftungsbeschränkt): der/die Geschäftsführer.

Was passiert, wenn man diese Aufbewahrungsfristen nicht einhält?

Damit läge eine Verletzung der Buchführungspflicht vor. Zum Einen schätzt das Finanzamt dann die Vermögensgegenstände, da keine korrekte Besteuerungsgrundlage vorliegt, je nach Schwere kann aber auch eine Geld- oder Freiheitsstrafe drohen wegen Steuergefährdung oder -hinterziehung.

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