Beleg

Den Begriff Beleg hört man ständig – sowohl im alltäglichen, wie beruflichen Umfeld, doch was ist das genau? Bei einem Beleg handelt es sich um ein Dokument, welches alle Daten über einen Geschäftsvorfall enthält und diese dokumentiert. Ein klassisches Beispiel hierfür ist eine Rechnung. Ein Geschäftsvorfall ist somit ein finanzielles Ereignis, welches Einfluss auf das Vermögen des Unternehmens hat.

Es gibt verschiedene Belegarten:

  • Eigenbeleg/ interner Beleg

  • Fremdbeleg/ externer Beleg

  • Notbeleg/ Ersatzbeleg

Was ist ein Eigenbeleg? Hierbei handelt es sich um Belege, die innerhalb eines Unternehmens ausgestellt werden zur internen Verrechnung. Fehlt ein Beleg kann auch ein Eigenbeleg mit allen relevanten Informationen ausgestellt werden, wie bsp. bei Trinkgeldern.

Was ist ein Fremdbeleg? Diese Belege werden, anders als die Eigenbelege, von externen Unternehmen erstellt. Typisch sind hier beispielsweise Eingangsrechnungen eines Lieferanten.

Was ist ein Notbeleg? Dieser wird, wie der Name bereits sagt, nur im Notfall ausgestellt, wenn kein Eigen- oder Fremdbeleg vorliegt. Sie müssen alle wichtigen Informationen enthalten, die auch der Originalbeleg enthalten hätte.

Was gehört zur korrekten Belegverarbeitung? Die Verarbeitung in der Buchhaltung besteht aus drei wichtigen Schritten:

  1. Vorbereitung der Belege
  2. Belegbuchung
  3. Ablage bzw. Archivierung der Belege

Die Vorbereitung eines Beleges beginnt während des üblichen Tagesgeschäftes mit dem Stempeln, Prüfen und Sortieren der Belege. Dann müssen gesichert werden. Dank FIBUscan können alle Belege -egal ob digital oder analog- unkompliziert eingescannt und per OCR-Erkennung erfasst werden, ohne lästiges Eintippen. So sind alle Belege zudem direkt revisionssicher archiviert, um alle Aufbewahrungsfristen korrekt einzuhalten.

Dann folgen die Kontierung und Buchung des Beleges. Es wird hierbei entschieden welcher Geschäftsfall auf welches Konto gebucht werden soll und dies anschließend umgesetzt.

Das Wichtigste was man sich zum Thema Beleg und deren Verarbeitung merken muss, ist: Keine Buchung ohne Beleg möglich! Jeder Geschäftsvorfall muss auch im Nachhinein nachvollziehbar sein und auch die darauf vermerkten Daten müssen korrekt sein und mit der Realität übereinstimmen.

Zurück zum Glossar