Warum sollten Sie Ihre kaufmännische Verwaltung digitalisieren?

Die immer weiter voranschreitende Digitalisierung verfolgt uns in nahezu allen Bereichen des Berufslebens, auch in der Finanzverwaltung. Die kaufmännische Verwaltung hat hier insbesondere die Bereiche Eingangs- und Ausgangsrechnung, Kassenbelege, Reisekostenabrechnung und Kontoauszüge, welche betroffen sind. Es gibt immer mehr Portale wie Amazon oder auch andere Internetanbieter, die nur noch elektronmische Rechnungen erstellen und diese in ihren Portalen zum Download in die kaufmännische Verwaltung anbieten, anstelle einer klassischen Printrechnung. Aber auch bei Lieferanten, die kein Onlinegeschäft betreiben kann es passieren, dass der ein oder andere digitale Rechnungen versendet, während sein Konkurrent bei Papierrechnungen bleibt. Dies führt zu verschiedenen Ablagen und oftmals einem fehlenden Überblick in der Belegverwaltung.

Wie können Sie hier ein einheitliches Ablage- und Archivierungssystem für die kaufmännische Verwaltung sicher stellen? Und zwar eines, was gleichzeitig auch den Anforderungen der GoBD entspricht?

Eine Lösung für diese Situation kann die digitale kaufmännische Verwaltung, quasi ein digitales Büro sein. In Bezug auf Ausgangsrechnungen kann mit dem Versenden einer digitalen Rechnung auf Papier verzichtet werden, sowie auf Briefumschläge, den CO2-Ausstoß beim Transport und die Kosten für das Porto. Zudem kann hier auf beiden Seiten Zeit für die kaufmännische Verwaltung eingespart werden: Sowohl bei der Erstellung dank digitaler Formatvorlagen, wie auch in der Zustellung, da lästige Transportzeiten wegfallen.

Solch ein digitales Büro kann auch für die Verwaltung von Eingangsrechnungen angewandt werden – selbst wenn diese im Papierformat zugestellt werden. Hier gibt es die Option Papierrechnungen einfach zu digitalisieren dank Scannen mithilfe einer OCR-Erkennung, wie es unsere Software-Lösung FIBUscan automatisch integriert hat. Rechnungen, die bereits digital sind, wandern in der digitalen kaufmännischen Verwaltung direkt an die richtige Stelle. Es lassen sich alle Daten unkompliziert sichern und Datenverluste werden vermieden. So wird für die kaufmännische Verwaltung in FIBUscan alles in einem zentralen Archiv gespeichert – elektronische sowie Papierrechnungen. Ein Zugriff auf dieses Archiv ist jederzeit möglich und es kann festgelegt werden, welcher Mitarbeiter welche Zugriffsrechte erhält. Dadurch ersparen Sie sich das Sammeln unzähliger Ordner voller Papier für die kaufmännische Verwaltung.

FIBUscan ist eine Softwarelösung, in der alle Belegkreise integriert sind. Elektronische Rechnungen von Lieferanten können per eigenem Mailaccount finanzamtskonform archiviert werden.

Zudem ist ein Online-Banking integriert, dass eine Zuordnung der Zahlungen zu den Rechnungen vornimmt und damit automatisiert offene Posten ausziffert.