Eigenbeleg

Ein Eigenbeleg ist eine schriftliche Selbstquittung oder Selbstrechnung, die von einer Person oder einem Unternehmen ausgestellt wird, um einen Geschäftsvorfall zu dokumentieren. Dies kann erforderlich sein, wenn beispielsweise keine offizielle Rechnung oder Quittung von einem Lieferanten erhalten wurde oder wenn eine interne Transaktion zwischen verschiedenen Abteilungen oder Geschäftsbereichen stattgefunden hat.

Inhalt eines Eigenbelegs

Typischerweise enthält ein Eigenbeleg Informationen wie:

  • Belegnummer Ihrer Buchhaltung
  • Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Art der Aufwendung/Verwendungszweck
  • Datum der Ausstellung und der Aufwendung
  • Entstandene Kosten, entweder als Einzelpreis oder als Gesamtpreis
  • Grund für die Ausstellung, zum Beispiel fehlender Beleg bei Münzautomaten oder verloren gegangene Rechnung
  • Eigenhändige Unterschrift

Gültigkeit eines Eigenbeleges

Es ist wichtig zu beachten, dass Eigenbelege in einigen Rechtssystemen nicht immer als offizielle Belege anerkannt werden und bestimmten steuerlichen Regelungen unterliegen können. In vielen Fällen wird empfohlen, einen Eigenbeleg nur in Ausnahmefällen zu verwenden und sicherzustellen, dass er den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht. Es ist ratsam, sich bei Unsicherheiten bezüglich der Verwendung von Eigenbelegen an einen Steuerberater oder eine entsprechende Fachkraft zu wenden.

Fälle für einen Eigenbeleg

Die Verpflichtung zur Nachweisführung durch Belege, Rechnungen oder Quittungen erstreckt sich auf sowohl interne als auch externe Geschäftsvorgänge. Ein Eigenbeleg erweist sich in Ihrer Buchführung als entscheidendes Instrument in den folgenden Fällen:

  • Fehlender oder verloren gegangener Originalbeleg
  • Betriebsausgaben ohne Beleg, wie beispielsweise Kosten am Kopierer
  • Zahlungen an Münzautomaten, wie etwa Parkscheinautomaten
  • Aufwendungen für Bewirtung
  • Reisekosten/Spesen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen
  • Etc.

Maximale Höhe Eigenbeleg

Es existiert keine präzise Betragsgrenze. In der Regel werden sämtliche Ersatzbelege bis zu einem Betrag von 150 Euro brutto problemlos akzeptiert. Obwohl es keine festgelegte Höchstgrenze für die Anzahl der eingereichten Eigenbelege beim Finanzamt gibt, empfiehlt es sich, den Ersatz nur in Ausnahmefällen zu nutzen.

Eigenbeleg und Vorsteuerabzug

Ein Ersatzbeleg entspricht nicht den formalen Anforderungen gemäß dem Umsatzsteuergesetz, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.