Originalrechnung

Die Originalrechnung ist das Dokument, anhand dessen ein Unternehmen den Leistungsempfänger über das für eine erbrachte Leistung fällige Entgelt informiert.

Im Rechnungswesen sind Originalrechnungen von großer Bedeutung, da ein Belegzwang existiert. Dieser besagt, dass keine Buchungen ohne Beleg erfolgen dürfen. Dies gilt auch für Umbuchungen, Stornobuchungen und Abschlussbuchungen.

Welche Angaben müssen in einer Originalrechnung enthalten sein?

Durch §14 im Umsatzsteuergesetz ist genau festgelegt, welche Angaben in einer Rechnung Pflichtbestandteile sind:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers

  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungsnummer (fortlaufend)

  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

  • Mange und Art der gelieferten Ware / Art und Umfang der erbrachten Leistung

  • Zeitpunkt der Lieferung / Zeitpunkt der Leistungserbringung

  • Netto-Rechnungsbetrag

  • Anzuwendende Steuersätze (7% oder 19%)

  • Brutto-Rechnungsbetrag

  • Bankverbindung (freiwillig)

  • Zahlungsfrist (freiwillig)

  • Kontaktdaten (freiwillig)

Sind diese Pflichtbestandteile nicht vorhanden, gilt eine Rechnung als fehlerhaft. Fehlerhafte Rechnungen führen zu Problemen bei Buchungen und Komplikationen mit dem Finanzamt. Daher sollten diese stets korrigiert werden. Dabei ist zu beachten, dass es nur dem Unternehmen welches die Rechnung gestellt hat erlaubt ist, diese zu korrigieren.

Verlust der Originalrechnung

Eine Originalrechnung sollte vom Unternehmen sorgfältig aufbewahrt werden und nicht verloren gehen. Sollte dies der Fall sein, kann es zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Dies kann die Originalrechnung als Nachweis dafür verlangen, dass das Unternehmen die Berechtigung erhält die Umsatzsteuer als Vorsteuer abzuziehen.

Damit die Originalrechnung nicht verloren geht ist es zu empfehlen, sie in elektronischer Form aufzubewahren. Durch das Einscannen und Hinterlegen in einer Buchhaltungssoftware bietet sich einem Unternehmen ein sicherer Sammelort, an dem keine Rechnung verloren geht.

Wie lange muss ich eine Originalrechnung aufbewahren?

In Deutschland gilt eine allgemeine Aufbewahrungspflicht von Originalrechnungen für 10 Jahre. Die Frist startet jeweils am 31.12. des Rechnungsjahres und endet am 31.12. 10 Jahre später.

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