Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der sich speziell mit der Abrechnung von Löhnen und Gehältern in einem Unternehmen befasst. Sie soll die korrekte und zeitgerechte Auszahlung der Mitarbeitergehälter sicherstellen, während gleichzeitig alle gesetzlichen und steuerlichen Bestimmungen eingehalten werden.

Zweck der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung verfolgt zwei Hauptziele: Erstens soll sie den Lohn- oder Gehaltsanspruch jedes Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum berechnen, sowohl in Brutto- als auch in Nettobeträgen. Zweitens zielt sie darauf ab, die Lohn- oder Gehaltskosten sowie den damit verbundenen Sozialaufwand für die Weiterverrechnung in der Betriebsbuchhaltung aufzubereiten.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

  • Gehaltsabrechnung: Die Berechnung der Nettogehälter der Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Abzügen wie Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen, Rentenversicherung, Krankenversicherung usw.
  • Berücksichtigung von gesetzlichen Vorschriften: Die Lohnbuchhaltung muss sicherstellen, dass alle gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften im Zusammenhang mit Löhnen und Gehältern eingehalten werden. Dazu gehören etwa Mindestlohnvorschriften, Steuergesetze, Sozialversicherungsvorschriften usw.
  • Erstellung von Lohnabrechnungen: Die Erstellung detaillierter Lohnabrechnungen für jeden Mitarbeiter, aufgeschlüsselt nach Brutto- und Nettobeträgen sowie allen Abzügen.
  • Meldungen an Behörden: Die Lohnbuchhaltung ist oft auch dafür verantwortlich, die erforderlichen Meldungen und Unterlagen an Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger zu übermitteln.
  • Verwaltung von Mitarbeiterdaten: Die Pflege von Mitarbeiterdaten, einschließlich Änderungen in Gehältern, Steuerklassen, Arbeitszeiten usw.

Dokumente für die Lohnbuchhaltung

Um diese Aufgaben erfolgreich zu erfüllen, benötigen die Lohnbuchhalter verschiedene Unterlagen für die Abrechnung, einschließlich Stundenzettel, Arbeitszeitkarten, Lohnstücklisten und vor allem Arbeitsverträge. Diese Unterlagen dienen als Grundlage, um die erfassten Lohnzeiten anhand geltender Lohnsätze zu bewerten und zu berechnen.

In einer digitalisierten Lohnbuchhaltung verfügt jeder Mitarbeiter über ein eigenes digitales Lohnkonto, einem personalisierten Datensatz. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Berechnung der Bruttolöhne auf Grundlage der erbrachten Leistungen für einen bestimmten Leistungs- und Abrechnungszeitraum.

Pflichten der Lohnbuchhaltung

Die gesetzlichen Pflichten der Lohnbuchhaltung umfassen hauptsächlich Meldepflichten im Zusammenhang mit der Einstellung von Mitarbeitern. Dazu gehören die DEÜV-Meldungen zur Übermittlung von Arbeitnehmerdaten an die Sozialversicherungen, Meldungen der Zahlungen an Krankenkassen und die Lohnsteueranmeldung zur Durchführung der Quellenbesteuerung. Diese Maßnahmen gewährleisten, dass Arbeitnehmer korrekte Gehaltszahlungen erhalten, da Sozialversicherung, Krankenkasse und Steuern direkt vom Bruttogehalt abgezogen werden.

Arbeitgeber müssen sich darauf einstellen, dass das Finanzamt regelmäßig Prüfungen, wie die Lohnsteueraußenprüfung durchführt, um die Richtigkeit der Abrechnungen sicherzustellen. Auch Rentenversicherungsträger können Überprüfungen durchführen, um die ordnungsgemäße Abführung von Beiträgen zu kontrollieren. In der Lohnbuchhaltung besteht eine strikte Dokumentationspflicht, wobei digitale Archivierung heute akzeptiert wird. Alle Unterlagen müssen archiviert und auf Anfrage vorgelegt werden können.