Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind in der Buchhaltung und im Rechnungswesen Posten, die zwar über die Bücher laufen, jedoch keine Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis haben. Es handelt sich dabei um Transaktionen, bei denen das Unternehmen lediglich als Vermittler oder „Durchlauferhitzer“ fungiert. Diese Posten fließen lediglich durch die Geschäftsbücher, ohne dabei das Eigenkapital oder den Gewinn des Unternehmens zu beeinflussen.

Um durchlaufende Posten in der Buchhaltung korrekt zu erfassen, müssen bestimmte Informationen vermerkt werden, um dem Finanzamt nachzuweisen, dass es sich um durchlaufende Posten handelt. Diese Informationen umfassen den geflossenen Betrag, das Datum des Geldeingangs und des Geldausgangs, den Zweck des durchlaufenden Postens sowie den Namen und die Anschrift der Person, in deren Namen und für deren Rechnung der Betrag eingenommen oder ausgegeben wurde. Diese Angaben sind entscheidend, damit das Finanzamt die Geldbewegungen als durchlaufende Posten anerkennt.

Durchlaufende Posten haben in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) keinen Einfluss auf die Gewinnermittlung, da sie nicht als Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben gelten. Daher sind sie für die EÜR nicht relevant.

In der Bilanz müssen die Beiträge von durchlaufenden Posten auf einem separaten Rechnungskonto gebucht werden. Bei der Bilanzierung erscheint ein durchlaufender Posten auf der Aktivseite sowie auf der Passivseite mit einem Betrag in gleicher Höhe, der aktiviert bzw. passiviert wird. Es ist wichtig, durch Hinweise oder identische Bezeichnungen sicherzustellen, dass die Beträge richtig zugeordnet werden können.

Falls manche durchlaufenden Posten zum Bilanzstichtag noch nicht vollständig abgewickelt wurden, sollte der Unternehmer eine Forderung ausweisen, um eine Gewinnauswirkung zu verhindern.

Einzahlungen von Prozessgegnern, Notargebühren, Gerichtskosten, Zeugengelder, Sachverständigengebühren sowie verauslagte Zulassungsgebühren für Fahrzeuge und Baukosten, die vom Architekten vorgestreckt wurden, sind beispielsweise durchlaufende Posten.

Ebenso gehören dazu die von den Arbeitnehmern einbehaltenen Steuern, die an das Finanzamt abzuführen sind, sowie die Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer.

Durchlaufende Posten sind beispielsweise keine Reisekosten und Telefonkosten, die an Dritte weiterberechnet und von diesen erstattet werden. Ebenfalls zählen Port- oder weiterberechnete Verpackungskosten nicht dazu, selbst wenn die Verpackung von einem Fremdunternehmen erstellt wurde.

Im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer gilt, dass Beträge, die das Unternehmen im Namen und für Rechnung eines anderen einnimmt oder ausgibt, nicht als Entgelt betrachtet werden. Infolgedessen muss das Unternehmen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichten. Es besteht auch kein Vorsteuerabzug. Da fremde Gelder nicht für eigene Rechnung ein- oder ausgehen sind diese auf einem speziellen Verrechnungskonto zu verbuchen, wobei der Zu- und Abfluss nachweisbar sein muss und besondere Aufzeichnungsanforderungen gelten.