Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer, auch als „lfd. Nummer“ abgekürzt, ist eine fortlaufende Kennzeichnung, die sowohl Ziffern als auch Buchstaben umfassen kann, gegebenenfalls sogar aus mehreren Zahlenreihen besteht. Jede gewerblich ausgestellte Rechnung, die nicht als Kleinbetragsrechnung oder Privatrechnung gilt, muss über eine solche Nummer verfügen.

Es besteht die gesetzliche Verpflichtung sicherzustellen, dass jede Rechnungsnummer eindeutig und präzise zuordbar ist. Daher darf das ausstellende Unternehmen jede Rechnungsnummer nur einmalig und exklusiv vergeben und verwenden.

Die rechtliche Grundlage für die Rechnungsnummer findet sich im §14 des Umsatzsteuergesetzes, der die Anforderungen an die Ausstellung von Rechnungen regelt. Gemäß diesem Gesetz muss eine Rechnung unter anderem eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die einmalig vom Rechnungsaussteller vergeben wird und zur Identifizierung der Rechnung dient.

Die Notwendigkeit eindeutiger Rechnungsnummern wird durch die Tatsache unterstrichen, dass sämtliche Transaktionen, die auf Rechnungen basieren, über das Bankkonto oder die Kasse nachweisbar sein müssen. Ein nicht zuzuordnender Zahlungseingang könnte im schlimmsten Fall als Steuerhinterziehung betrachtet werden. Die Regelung, dass Rechnungen nur einmal ausgestellt werden dürfen, betont die Relevanz und Wichtigkeit dieser einzigartigen Rechnungsnummern. Zusätzlich verlangt §238 des Handelsgesetzbuches, dass jede Rechnung in einem Rechnungsausgangsbuch aufbewahrt werden soll.

Unternehmer haben bei der Nummerierung von Rechnungen gewisse Freiheiten, müssen jedoch sicherstellen, dass die Nummern eindeutig und fortlaufend sind. Es kann strategische Interessen geben, die verhindern sollen, dass Kunden die Anzahl der ausgestellten Rechnungen ableiten können, insbesondere für Unternehmen mit wenigen Transaktionen.

Fortlaufende Nummerierung kann beibehalten werden, indem beispielsweise ein Datumscode, Produktcode oder Kundennummer vorangestellt wird. Die Reihenfolge der Rechnungsausstellung sollte erkennbar bleiben. Für das Finanzamt ist die Rechnungsnummer wichtig, um bei Betriebsprüfungen die Zuordnung einzelner Rechnungen sicherzustellen, auch bei Zahlungen an Lieferanten.

Es gibt keine festgelegten Vorgaben, wo die Rechnungsnummer auf einer Rechnung platziert werden muss. Die einzige Anforderung ist, dass sie auf der Rechnung vorhanden ist. Als Rechnungssteller haben Sie daher die Freiheit, den Ort und die Schreibweise der Rechnungsnummer zu wählen. Es ist jedoch gängig, die Rechnungsnummer mit anderen Rahmendaten wie Kundennummer, Auftragsnummer oder Rechnungsdatum zu verknüpfen. Diese Informationen werden oft in einem separaten Block auf der Rechnung aufgeführt.

Fehlende Rechnungsnummern können schwerwiegende Konsequenzen haben. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt die gesamte Buchführung als fehlerhaft bewerten und den Gewinn schätzen, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führt. Wenn nur einige Rechnungen fehlerhafte Nummern aufweisen, können diese bei einer Betriebsprüfung als Belege für Zahlungsbewegungen abgelehnt werden, was zu Nichtanerkennung oder Verminderung von Betriebsausgaben und Verlust des Vorsteuerabzugs führen kann.

Eine fehlerhafte Rechnungsnummer, besonders bei doppelter Vergabe, erfordert eine Korrektur für die Nachvollziehbarkeit der Buchführung. Diese Korrektur erfolgt durch ein neues Dokument mit eindeutigem Bezug zur fehlerhaften Rechnung. Professionelle Buchhaltungssoftware ermöglicht eine automatische und einfache Rechnungskorrektur.