Mahnung

Eine Mahnung ist eine schriftliche Aufforderung an eine Person oder ein Unternehmen, eine ausstehende Zahlung zu leisten. In der Regel erfolgt eine Mahnung, wenn eine Rechnung oder eine finanzielle Verpflichtung nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist beglichen wurde. Die Mahnung informiert den Schuldner darüber, dass die Zahlung überfällig ist und drängt ihn dazu, den ausstehenden Betrag schnellstmöglich zu begleichen.

Zahlungsaufforderung: Klare Angabe des ausstehenden Betrags, einschließlich etwaiger Zinsen oder Mahngebühren.
Fälligkeitsdatum: Hinweis auf das ursprüngliche Fälligkeitsdatum der Rechnung.
Mahnstufe: Je nach den vorherigen Schritten können Mahnungen in verschiedenen Stufen erfolgen. Dies könnten die erste Mahnung oder eine darauffolgende Eskalationsstufe sein.
Zahlungsfrist: Die Mahnung setzt eine neue Frist für die Begleichung der offenen Forderung.
Mahngebühren/Zinsen: Falls anwendbar, werden eventuelle Mahngebühren oder Verzugszinsen aufgeführt.

Mahnungen dienen dazu, den Schuldner an seine Zahlungsverpflichtung zu erinnern und geben ihm eine letzte Chance, die Zahlung zu leisten, bevor weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden. Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen rechtlichen und formalen Anforderungen an Mahnungen je nach Land variieren können. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Mahnungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Eine Mahnung wird verschickt, wenn ein Kunde innerhalb des festgelegten Zahlungsziels auf einer Rechnung den vereinbarten Betrag nicht beglichen hat. Das Zahlungsziel kann als Zeitraum oder Zeitpunkt angegeben sein. Es wird empfohlen, nach Ablauf der Frist etwa 7 Tage zu warten, bevor die Mahnung versendet wird, um Kunden nicht unnötig zu verärgern. Warten Sie zu lange, steigt das Risiko, dass die Forderung nicht beglichen wird. Mahnungen dienen dazu, den Kunden an die ausstehende Zahlung zu erinnern und eine letzte Chance zur Begleichung zu geben.

Bevor Sie eine Mahnung versenden, sollten Sie die Ursache des Zahlungsausfalls überprüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen:

Prüfen Sie Ihren Mail-Postausgang um sicherzustellen, dass die Rechnung versendet wurde. Falls die Rechnung nicht angekommen ist, senden Sie sie erneut. Wenn die Rechnung versendet wurde, der Kunde sie aber nicht erhalten hat, weisen Sie ihn darauf hin und setzen Sie ihn in Verzug, um die Zahlungsfrist nicht unnötig zu verlängern.

Nehmen Sie telefonisch Kontakt mit dem Kunden auf, besonders bei Stammkunden, um nachzufragen. Möglicherweise können Sie sich mündlich auf ein Zahlungsziel einigen, ohne eine förmliche Erinnerung zu versenden.

Prüfen Sie die bisherige Zahlungsmoral, abhängig davon, ob es sich um einen Stamm-, Neu- oder Bestandskunden handelt. Passen Sie Ihre Handlungstaktik entsprechend an. Bei notorischen Spätzahlern können Sie direkt eine Mahnung senden, während bei Neu- und Stammkunden ein sensibleres Vorgehen, wie eine Zahlungserinnerung, angebracht sein kann.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Schritt der Zahlungserinnerung immer übersprungen werden und stattdessen direkt eine Mahnung versendet werden kann.