Rechnung
Bei einer Rechnung handelt es sich um ein Dokument, in welchem ein Unternehmen seinen Kunden über die fällige Zahlung auf Grundlage des Kaufvertrages informiert. In solch einer Rechnung werden die Leistungen an den Kunden abgerechnet. Daher muss sie alle wichtigen Angaben zu der erbrachten Leistung, der Zahlung, Käufer und Verkäufer enthalten.
Bestandteile einer Rechnung
Im Umsatzsteuergesetz ist definiert, welche Pflichtbestandteile eine Rechnung aufweisen muss:
Auch gibt es weitere freiwillige Angaben, die oftmals aber hilfreich sein können:
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID auf die Rechnung?
Ist das Unternehmen in Deutschland ansässig, so ist die Abgabe der Steuernummer, bzw. der Steuer-ID auf einer Rechnung ausreichend. Diese Nummer wird vom Finanzamt einmalig an alle natürlichen oder juristischen Personen vergeben. Sie dient der Identifikation.
Hat das Unternehmen seinen Sitz im EU-Ausland, so ersetzt die Umsatzsteuer-ID die Startnummer.
Die Rechnung für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer haben ganz besondere Regelungen für die Rechnungserstellung. Hierzu zählen alle Unternehmer, die jährlich weniger als 22.000 € Umsatz machen. Da Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sind, darf auf deren Rechnung keine Umsatzsteuer aufgeführt sein. Zusätzlich sind diese Rechnungen mit einem Hinweis zu versehen: „Im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“
Kleinbetragsrechnungen
Bei Rechnungsbeträgen bis zu 250 € inkl. Umsatzsteuer sind die Regelungen etwas lockerer. Solch eine Rechnung benötigt lediglich folgende Bestandteile:
Aufbewahrung der Rechnung
Für Rechnungen, egal ob analog oder digital gibt es im deutschen Recht eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Auch müssen diese Dokumente im Originalformat aufbewahrt werden. Die konkreten Regelungen zu den Aufbewahrungspflichten und -fristen sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) festgelegt.
