Proforma-Rechnung

Bei einer sogenannten Proforma-Rechnung handelt es sich um eine spezielle Rechnung, bei der keine Zahlungspflicht beim Empfänger ausgelöst wird, sondern die lediglich dazu dient, den Wert der Ware nachzuweisen. Sie ist eine vorläufige Handelsrechnung, die oft vor dem eigentlichen Versand von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen erstellt wird.

Diese Rechnungsart wird häufig für Zollzwecke verwendet. Sie dient als vorläufige Rechnung, um den Zollbehörden Informationen über den Wert der Ware zu geben. Dies ist wichtig, um die erforderlichen Zollabgaben und -gebühren zu berechnen. Bei Exporten dient sie als vorläufige Rechnung, um dem Käufer die Kosten und Details der Transaktion zu zeigen. Beim Import können Proforma-Rechnungen Käufern im Ausland Informationen über die erwarteten Kosten geben. Manchmal wird eine Proforma-Rechnung vor der eigentlichen Transaktion erstellt, um dem Kunden eine Vorstellung von den erwarteten Kosten zu geben. Dies kann nützlich sein, um potenzielle Käufer zu informieren, bevor eine endgültige Vereinbarung getroffen wird. Doch auch für die eigene Finanzplanung kann dies hilfreich sein.

Wie bei einer klassischen Rechnung auch, gibt es für Proforma-Rechnungen einen bestimmten Aufbau. Der Unterschied ist jedoch, dass es bei dieser speziellen Rechnungsart keine gesetzlichen Regelungen gibt. Es sollten jedoch folgende Inhalte vorhanden sein:
Bezeichnung als Proformarechnung (im internationalen Geschäftsverkehr auch „pro forma invoice“)

Name und Anschrift des Versenders und des Empfängers

Art, Beschaffenheit, Gewicht und Menge der Waren

Wert der Waren

Anzahl der Verpackungsstücke

Ursprungshinweis

Konditionen der Lieferung

Bankverbindung

Eine Proforma-Rechnung hat im Vergleich zu einer endgültigen Rechnung keinen rechtlichen Status für die Buchführung oder steuerliche Zwecke. Sie ist ein vorläufiges Dokument und wird oft für Informationszwecke und Verhandlungen verwendet.

Diese Rechnung tritt an Stelle einer richtigen Rechnung, wenn diese das Unternehmen vor dem Jahresabschluss nicht rechtzeitig erreicht. Zur korrekten Zuordnung dient diese dann als vorläufige Rechnung.