Rechnungsverwaltung via Cloud Manager

In der heutigen Zeit werden die meisten Rechnungen in Firmen digital erstellt, wie auch erhalten. Diese gehen an unterschiedliche Personen, wie den Chef selbst, sein Sekretariat oder aber auch verschiedene Abteilungsleiter und verteilen sich somit über verschiedene E-Mail-Postfächer oder landen verstreut auf dem Server, da es oftmals keinen zentralen Ort gibt, an dem digitale Rechnungen gesammelt ankommen oder ein System für die Rechnungsverwaltung.

Hier kommt unser Programm FIBUscan ins Spiel: Der dort enthaltene Cloud Manager unterstützt eine Vielzahl von Importmöglichkeiten, die dank ihrer einfachen Bedienung intuitiv funktionieren und Sie bei der Rechnungsverwaltung unterstützen:

Mails können automatisch von Outlook weitergeleitet werden oder einfach direkt vom Lieferanten an die, in FIBUscan integrierte, E-Mail-Adresse gesandt werden.

Möchten Sie von der E-Mail-Lösung zur Rechnungsverwaltung absehen, gibt es auch die Option, alle Rechnungen über eine Dropbox oder Google Drive zu sammeln und mit wenigen Klicks in FIBUscan zu importieren. Dies ist möglich, da die Cloud-Lösung mittels API direkt mit FIBUscan verbunden wird.

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen mit dem Programm GetMyInvoices arbeiten, so haben Sie zudem die Möglichkeit Ihren Account direkt in FIBUscan anzubinden. Bei den, damit verbundenen, Portalen, beispielsweise Amazon, muss sich der Käufer in das System einloggen, um die Rechnung der Bestellung herunterzuladen. Anschließend wird diese im Normalfall erst weiterverarbeitet. GetMyInvoices zieht sich diese Rechnungen jedoch direkt aus den Portalen und importiert sie bequem in FIBUscan, dass Sie sich hier um nichts kümmern müssen bei der Rechnungsverwaltung.

Alle Rechnungen, egal woher diese stammen, landen zeitnah und unkompliziert zur Rechnungsverwaltung in FIBUscan, wo sie dann weiterverarbeitet werden können. Das erleichtert den Arbeitsablauf und hilft dabei, den Überblick über die Rechnungen zu bewahren, so dass keine verloren geht.

Um für jegliche Finanzprüfung gesichert zu sein, ist es wichtig, dass jede Original Rechnung in FIBUscan erfasst wird. Alle Rechnungen werden GoBD-konform in die Buchhaltung übermittelt für den Fall einer Steuerprüfung. Diese können dann im internen Archiv gespeichert werden, wo sie für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verbleiben.