Darf ich eine Rechnung in Excel erstellen? Oder in Word? Oder lieber doch nicht?

Insbesondere junge Unternehmer und Kleinunternehmer, die aktuell ein begrenztes Budget haben, stellen sich diese Frage, ob sie beispielsweise eine Rechnung in Excel erstellen dürfen. Schließlich haben die meisten Nutzer beide Programme eh auf ihrem Rechner und können diese bedienen, im Gegensatz zu einem professionellen Faktura Programm.

Grundsätzlich gibt es in Deutschland keine gesetzliche Regelung, die vorgibt mit welchem System eine geschäftliche Rechnung erstellt werden muss. Es gibt aber Vorschriften über Rechnungs-pflichtbestandteile, die auch für Kleinunternehmer gelten. Gerade das Umsatzsteuergesetz ist hier verbindlich. Fehlen die Pflichtbestandteile, verliert der Käufer den Vorsteuerabzug.

Wichtig zu beachten bei der Rechnungserstellung ist, dass eine einmal erstellte Rechnung nicht geändert werden darf. Das ist nach deutschem Gesetz strengstens verboten. Geregelt sind solche Dinge in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz den GoBDs.

Betrachtet man diese Regelungen ist eine Rechnung in Excel erstellen oder in Word eher problematisch: Wandelt man eines der Formate in PDF um, so sind diese dennoch nachträglich veränderbar. Eine Ausnahme ist es, wenn diese PDFs in einem GoBD-konformen Dokumentenmanagementsystem archiviert werden. Aus diesem Grund raten wir davon ab eine Rechnung in Excel zu erstellen oder mit einem anderen Office Programm.

Es gibt eine Vielzahl Faktura Programme für kleine Unternehmen – teils sogar welche, die kostenlos genutzt werden können. Jedoch ist auch bei einem Faktura Programm stets zu prüfen, ob alle Pflichtbestandteile für Rechnungen enthalten sind und die Rechnung somit GoBD-konform ist.

Damit Sie sich bei Ihrem Faktura Programm absolut sicher sein können, dass diese den gesetzlichen Regelungen und Normen entspricht, befindet sich in FIBUscan eine unkomplizierte integrierte Faktura mit Rechnungsvorlagen, die alle benötigten Pflichtfelder enthält. Diese können dann von Ihnen individuell bestückt werden. Dadurch wird es kinderleicht. Über dieses Faktura Programm haben Sie die Möglichkeit auch Dauerrechnungen zu erstellen. Zudem haben Sie außerdem noch die Möglichkeit Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Angebot zu schreiben.