E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen wissen müssen

Am 1. Januar 2025 ist in Deutschland eine neue Ära im Rechnungswesen in Kraft getreten: die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für den B2B-Bereich bei inländischen Umsätzen. Was zunächst wie eine bürokratische Neuerung klingt, ist in Wirklichkeit ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung, Standardisierung und Effizienz im Geschäftsverkehr.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell lesbar ist – in Deutschland in der Regel im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format. Nur Rechnungen, die diesen strukturierten Formaten entsprechen und elektronisch übermittelt sowie verarbeitet werden können, gelten im Sinne der neuen gesetzlichen Regelung als E-Rechnung. Der Hauptgrund für die Einführung ist die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug sowie die Förderung der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft. Die E-Rechnung ermöglicht eine effizientere automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, reduziert Medienbrüche und senkt Kosten für Unternehmen und Verwaltungen.

Die Pflicht betrifft alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Umsätze im B2B-Bereich (Business-to-Business) mit anderen Unternehmen im Inland tätigen. Dies gilt sowohl für Lieferungen als auch für Dienstleistungen, wenn der Leistungsempfänger Unternehmer ist und der Vorgang in Deutschland steuerbar ist. Auch Kleinunternehmen und Freiberufler sind grundsätzlich betroffen, sofern sie Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Die Verpflichtung gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Einige Ausnahmen gelten weiterhin: B2C-Geschäfte (Business-to-Consumer): Die E-Rechnungspflicht gilt nicht im Verhältnis zwischen Unternehmen und Privatpersonen. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV): Hier sind weiterhin vereinfachte Rechnungsformen zulässig. Bestimmte Auslandsgeschäfte oder innergemeinschaftliche Lieferungen sind ebenfalls ausgenommen – hier gelten eigene Regeln im Umsatzsteuerrecht. Sonderregelungen für bestimmte Berufsgruppen (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte) können ebenfalls greifen, sofern keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Die Einführung erfolgt gestaffelt: Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Ab diesem Zeitpunkt sind Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien nicht mehr verpflichtend akzeptabel, sofern keine Übergangsregel greift. Ab 2026 gilt die Pflicht zur aktiven Ausstellung von E-Rechnungen für größere Unternehmen. Für kleinere Unternehmen gibt es eine Übergangsfrist. Spätestens ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen verpflichtend E-Rechnungen ausstellen, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Die akzeptierten Standards in Deutschland sind:

• XRechnung: Das bevorzugte Format für öffentliche Auftraggeber. Es ist XML-basiert, standardisiert und auf den öffentlichen Sektor zugeschnitten.
• ZUGFeRD: Eine Kombination aus maschinenlesbarem XML und menschenlesbarem PDF. Besonders in mittelständischen Unternehmen beliebt, da es beide Anforderungen vereint.

Wichtig: Das Format muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen, sonst gilt die Rechnung nicht als elektronische Rechnung im rechtlichen Sinne.

• Zeit- und Ressourceneffizienz
  Durch die elektronische Verarbeitung lassen sich eingehende Rechnungen deutlich schneller erfassen, prüfen und weiterverarbeiten. Gleichzeitig entfallen Aufwände für Druck, Kuvertierung und Versand – was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Kosten für Papier und Porto erheblich reduziert.
• Weniger Fehler durch Automatisierung
  Die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen verringert den Bedarf an manuellen Eingaben – und damit auch das Risiko von Übertragungs- und Eingabefehlern.
• Nachhaltigkeit
  Die Umstellung auf elektronische Rechnungen reduziert den Papierverbrauch deutlich und leistet damit einen wichtigen Beitrag zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen.
• Beschleunigter Zahlungsverkehr
  E-Rechnungen gelangen ohne Zeitverzögerung direkt zum Empfänger und ermöglichen dadurch eine deutlich schnellere und effizientere Abwicklung des Zahlungsprozesses im Vergleich zum postalischen Versand von Papierrechnungen.
• Rechtssicherheit durch digitale Archivierung
  Elektronische Rechnungen lassen sich gesetzeskonform gemäß den GoBD archivieren – eine Voraussetzung für die rechtlich einwandfreie Dokumentation und revisionssichere Aufbewahrung.

1. Ist-Analyse durchführen: Prüfen Sie, wie aktuell Rechnungen erstellt, übermittelt und empfangen werden. Welche Systeme (ERP, Buchhaltung, E-Mail etc.) sind im Einsatz? Wie digital ist Ihr Rechnungsprozess wirklich?
2. Systeme anpassen: Falls Ihre Software keine E-Rechnungen im geforderten Format erstellen oder verarbeiten kann, müssen Sie eine Umstellung vornehmen. Anbieter wie DATEV, Lexware, SAP & Co. bieten entsprechende Module oder Add-ons.
3. Prozesse standardisieren: E-Rechnungen entfalten ihr volles Potenzial nur bei durchgehend digitalisierten Prozessen – von der Rechnungserstellung über die Prüfung bis zur Archivierung.
4. Mitarbeiter schulen: Die Umstellung betrifft nicht nur IT und Buchhaltung, sondern auch Vertrieb, Einkauf und Geschäftsführung. Sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis und klare Verantwortlichkeiten.

Mit FIBUscan profitieren Sie von einem umfassenden Funktionspaket rund um die elektronische Buchhaltung:

• Elektronische Rechnungen: Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnungen gemäß gesetzlicher Vorgaben
• Effiziente Belegverarbeitung: Erfassen, bezahlen und revisionssicher archivieren – inkl. Volltextsuche für schnellen Zugriff
• Integrierter XRechnung-Viewer: XRechnung im Standardformat anzeigen und prüfen
• Online-Banking integriert: Zahlungen direkt aus dem FIBUscan heraus durchführen
• Integriertes Mahnwesen: Offene Posten automatisiert verfolgen und effizient mahnen
• Digitales Kassenbuch: Gesetzeskonforme Kassenführung ohne Papier
• Tagesaktuelle Auswertungen: Übersicht über alle offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen in Echtzeit
• Digitales Archiv auf Wunsch individuell einrichtbar – für Ihre spezifischen Anforderungen