Fertige Rechnung in wenigen Schritten

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen im B2B-Bereich eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung der elektronischen Rechnung gemäß der EU-Norm EN 16931. Eine Rechnung muß in standardisierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt und übermittelt werden, um diesen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Mit FIBUscan sind Sie auf die Umstellung auf ZUGFeRD und XRechnung optimal vorbereitet. FIBUscan unterstützt sowohl den Empfang und die automatische Verarbeitung der E-Rechnung als auch die rechtssichere Erstellung und den Versand Ihrer eigenen Ausgangs-Rechnung im erforderlichen Format. Alle Prozesse laufen in FIBUscan vollständig GoBD- und EU-konform – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie oder Ihr Team.

Darüber hinaus profitieren Sie mit FIBUscan von einem durchgängig digitalen Rechnungsworkflow: Vom Rechnungseingang über die Freigabe bis hin zur Archivierung und Weitergabe der Rechnung an den Steuerberater läuft alles zentral, transparent und zeitsparend ab. So erfüllen Sie mit FIBUscan nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern optimieren gleichzeitig Ihre internen Abläufe.

Mit FIBUscan gestalten Sie jede Rechnung, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen ganz nach Ihren individuellen Anforderungen – optisch ansprechend, rechtssicher und angepasst an Ihr Corporate Design.

In wenigen Schritten passen Sie in FIBUscan das Layout der Rechnung an: Integrieren Sie Ihr Logo, definieren Sie Hausfarben, wählen Sie Schriftarten, gestalten Sie Kopf- und Fußzeilen der Rechnung und hinterlegen Sie ergänzende Informationen. So entsteht ein konsistentes Erscheinungsbild über alle Dokumente hinweg.

Für Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen, Marken oder Mandanten bietet FIBUscan zusätzlich die Möglichkeit, mehrere Design-Vorlagen einer Rechnung parallel zu verwalten. Diese können je nach Bedarf und Vorgang flexibel ausgewählt und verwendet werden.

Die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer ist ein zentraler Bestandteil jeder ordnungsgemäßen Rechnung – doch in der Praxis stellt sie oft eine Herausforderung dar. Unterschiedliche Produkte, Dienstleistungen oder Kundengruppen unterliegen je nach Branche, Rechtsform oder Standort unterschiedlichen Steuersätzen. Innerhalb Deutschlands kann das zwischen dem regulären, dem ermäßigten oder gar keinem Steuersatz variieren. Im internationalen Geschäftsverkehr kommen zusätzlich länderspezifische Regelungen, Reverse-Charge-Verfahren oder innergemeinschaftliche Lieferungen hinzu, die in einer Rechnung korrekt abgebildet werden müssen.

Mit FIBUscan müssen Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen: FIBUscan erkennt und berücksichtigt automatisch die jeweils gültigen steuerlichen Rahmenbedingungen – sowohl im nationalen als auch im grenzüberschreitenden Kontext. Bereits beim Anlegen Ihrer Artikel und Leistungen können Steuersätze dank FIBUscan individuell hinterlegt und für verschiedene Länder oder Geschäftsvorgänge angepasst werden.

Das Ergebnis: Jede Rechnung ist steuerlich korrekt, GoBD-konform und auf dem aktuellen Stand der gesetzlichen Vorgaben – ganz ohne manuelle Nachbearbeitung. Gleichzeitig behalten Sie in FIBUscan die volle Kontrolle und Übersicht über alle steuerrelevanten Daten. Das entlastet nicht nur Ihre Buchhaltung, sondern vereinfacht auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater deutlich.

FIBUscan unterstützt Sie damit nicht nur bei der täglichen Erstellung der Rechnung, sondern auch dabei, steuerliche Fehler zu vermeiden und finanzielle Risiken zu minimieren.

Mit FIBUscan erstellen Sie jede Rechnung vollständig GoBD-konform. FIBUscan gewährleistet eine rechtsgültige Umsetzung sämtlicher Anforderungen in Bezug auf Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit Ihrer Rechnung.

FIBUscan automatisiert alle relevanten Schritte der Rechnungserstellung – von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Jede Änderung und jeder Zugriff werden dabei lückenlos dokumentiert, sodass sämtliche Vorgänge jederzeit transparent und prüfbar sind.

Die GoBD-konforme Archivierung jeder Rechnung erfolgt in einem geschützten, digitalen System, das alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für eine Rechnung berücksichtigt. So sind Sie optimal vorbereitet auf Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder externe Auditoren und minimieren gleichzeitig das Risiko von Beanstandungen oder steuerlichen Nachteilen aufgrund formaler Fehler.

Mit FIBUscan automatisieren Sie die Erstellung wiederkehrender Rechnungen und reduzieren manuellen Aufwand auf ein Minimum. Ideal für Unternehmen mit Abo-Rechnung, Serviceverträgen, Wartungspauschalen oder sonstigen regelmäßig erbrachten Leistungen: Jede wiederkehrende Rechnung lässt sich in FIBUscan schnell, einfach und rechtskonform einrichten – ganz ohne komplizierte Prozesse oder zusätzliche Software.

Legen Sie einmalig fest:

Anhand dieser Angaben generiert FIBUscan vollautomatisch eine fristgerechte, fehlerfreie und GoBD-konforme Rechnung, die jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert wird. Änderungen an bestehenden Verträgen oder Abrechnungszeiträumen lassen sich jederzeit unkompliziert anpassen. So vermeiden Sie nicht nur vergessene oder verspätete Rechnungen, sondern gewinnen auch einen klaren Überblick über Ihre wiederkehrenden Einnahmen.

Mit der integrierten Artikelverwaltung in FIBUscan organisieren Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen zentral, übersichtlich und effizient. Legen Sie einmalig Artikel mit allen relevanten Informationen an – von Bezeichnung und Beschreibung über Preise bis hin zu Steuersätzen – und greifen Sie bei der Angebotserstellung, Rechnungslegung oder Auftragserfassung direkt darauf zurück.

FIBUscan ermöglicht Ihnen:

Mit FIBUscan erstellen Sie individuelle und rechtssichere Angebote im Handumdrehen. Egal, ob Sie Produkte, Dienstleistungen oder projektbezogene Leistungen anbieten: Die integrierte Angebotsfunktion unterstützt Sie dabei, maßgeschneiderte Angebote zu erstellen, die nicht nur formal überzeugen, sondern auch alle rechtlichen und kaufmännischen Anforderungen erfüllen.

Dank der zentralen Stammdatenverwaltung in FIBUscan greifen Sie direkt auf alle relevanten Informationen zurück. Vordefinierte Artikel mit Beschreibung, Preisen, Einheiten und Steuersätzen lassen sich ebenso schnell einfügen wie bereits hinterlegte Kundendaten – inklusive Ansprechpartner, Adressinformationen und individueller Konditionen. Frei anpassbare Textfelder ermöglichen eine flexible Gestaltung von Einleitung, Angebotsbedingungen oder zusätzlichen Hinweisen, sodass Sie auf spezifische Kundenwünsche und Projekterfordernisse gezielt eingehen können.

Auch die Preisgestaltung lässt sich in FIBUscan individuell anpassen: Netto- oder Bruttopreise, Rabatte, Skonto oder abweichende Zahlungsbedingungen werden automatisch korrekt berechnet und berücksichtigt. Das sorgt nicht nur für Transparenz beim Kunden, sondern reduziert auch den internen Aufwand bei der Angebotserstellung deutlich.

Alle Angebote werden revisionssicher gespeichert, sind jederzeit einsehbar und lassen sich in FIBUscan bei Bedarf direkt in Aufträge oder Rechnung überführen. So stellen Sie sicher, dass kein Vorgang verloren geht, und schaffen durchgängig strukturierte Vertriebsprozesse von Angebot zur Rechnung.

Mit FIBUscan erstellen Sie aus einem bereits erstellten Angebot im Handumdrehen eine professionelle und übersichtliche Auftragsbestätigung. Alle relevanten Daten – wie Kundendaten, Artikelpositionen, Preise und Konditionen – werden automatisch übernommen, wodurch Sie Zeit einsparen, und Fehler vermeiden. Mit wenigen Klicks verwandeln Sie ein Angebot in eine verbindliche Bestätigung des Kundenauftrags – klar strukturiert, rechtssicher und optisch ansprechend.

Für maximale Flexibilität lassen sich alle Inhalte vor dem Versand individuell anpassen: Textbausteine, Artikelbeschreibungen oder Mengenangaben können Sie in FIBUscan bei Bedarf bearbeiten oder ergänzen. Durch hinterlegte Vorlagen bleibt das Layout dennoch einheitlich und professionell – unabhängig davon, ob es sich um standardisierte Produkte oder individuelle Projektaufträge handelt. Optional lässt sich aus der Auftragsbestätigung auch ein formelles Dokument erzeugen, das alle Anforderungen an eine vertraglich bindende Auftragsannahme erfüllt.

Besonders praktisch: Auch externe Partner wie Lieferanten oder Subunternehmer lassen sich direkt als Empfänger hinterlegen, sodass alle Beteiligten frühzeitig über den Auftragsinhalt informiert sind. Das sorgt für einen transparenten, reibungslosen Ablauf über alle Stationen des Geschäftsprozesses hinweg – von der Angebotsphase bis zur Lieferung oder Leistungserbringung.

Genauso effizient funktioniert die Erstellung von Lieferscheinen: Basierend auf einem Angebot, Auftrag oder einer bereits gestellten Rechnung generieren Sie Lieferscheine direkt in FIBUscan – ohne doppelte Dateneingabe. Alle erforderlichen Informationen wie Artikelbezeichnungen, Stückzahlen, Kundendaten und Lieferadressen werden automatisch übernommen. Sie müssen nichts erneut erfassen – das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine schnelle Abwicklung des Versandprozesses.

Offene Zahlungen kosten nicht nur Zeit, sondern belasten auch Ihre Liquidität. Mit dem automatisierten Mahnwesen von FIBUscan gehört das mühsame manuelle Prüfen von Zahlungseingängen der Vergangenheit an. FIBUscan übernimmt die komplette Überwachung Ihrer Außenstände und sorgt dafür, dass fällige Beträge pünktlich und systematisch angemahnt werden – ganz ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits.

Sie legen einmalig fest, wie Ihr individueller Mahnprozess ablaufen soll: Definieren Sie frei die Anzahl der Mahnstufen, die zeitlichen Abstände zwischen den einzelnen Stufen sowie die Tonalität der jeweiligen Schreiben – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung mit Verzugsandrohung. Diese Regeln können flexibel an Ihre Unternehmensprozesse, Kundengruppen oder Vertragsarten angepasst werden. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag der Rechnung und alle weiteren relevanten Informationen werden dabei direkt aus FIBUscan übernommen und in die Erinnerung oder Mahnung eingefügt. Die Erstellung der Mahnschreiben erfolgt standardisiert, rechtssicher und – dank Vorlagen – in Ihrem gewünschten Corporate Design.

Alle Mahnungen werden in FIBUscan revisionssicher dokumentiert und lassen sich jederzeit nachvollziehen. So behalten Sie stets den Überblick über offene Forderungen, bereits versendete Mahnungen und den aktuellen Stand jedes einzelnen Vorgangs. Gleichzeitig vermeiden Sie Doppelmahnungen oder unnötige Verzögerungen durch manuelle Prozesse.