Mandantenkommunikation mit FIBUScan

Die einen nennen es technischen Fortschritt oder digital, für die anderen ist es einfach Hölle – die E-Mail-Flut zwischen Steuerberater und Mandanten. Denn bei einer monatlichen Buchhaltung von beispielsweise 200 Belegen sind oftmals mehrere Rückfragen notwendig.

Wie organisiert man diese Mandantenkommunikation in einer Steuerberaterkanzlei? Vielfach werden Rückfragen in einer oder mehreren E-Mails an die Mandanten verschickt. Die Antworten lassen oft auf sich warten. Oder „habe ich Ihnen doch geschickt“, oder „habe ich nicht gesehen“. Auf jeden Fall lässt sich der Prozess der Mandantenkommunikation nicht dokumentieren und kann dadurch sehr unübersichtlich werden. Den Mandanten anzurufen scheint dann die bessere Alternative zu sein, aber auch hier ist der Zeitaufwand vielfach zu hoch. Mangelnde Erreichbarkeit, Suchen der Lösung während des Telefonats, all das sind Zeitfresser, die der Mandant nicht bezahlen möchte.

FIBUScan regelt diese Mandantenkommunikation direkt in der Software. Diese Funktion nennt sich Mandantenchat und wird vom jeweiligen Buchhaltungsbearbeiter gesteuert. Liegt eine Zahlung vor und der Beleg fehlt? Fehlt auf dem Beleg eine Angabe für den Vorsteuerabzug? Mit FIBUScan kein Problem.

Am Buchungssatz in FIBUScan startet der Bearbeiter einen Chat zur Mandantenkommunikation. Mit Abschluss der Bearbeitung erhält der Mandant eine einzige Mail, die ihn in ein Portal führt, in dem alle offenen Fragen übersichtlich aufgelistet und dokumentiert sind. Egal ob per PC, Smartphone oder Tablet, der Mandant kann direkt die Fragen beantworten, Belege fotografieren etc.
In der Buchhaltung von FIBUScan selbst ist der Chat für die Mandantenkommunikation mit dem Buchungssatz verbunden. Der Bearbeiter sieht in der Buchhaltung alle offenen Fragen. Wird eine Frage vom Mandanten beantwortet, wird dies am Buchungssatz markiert bzw. geladene Dokumente direkt mit dem Buchungssatz verknüpft, vollautomatisch ohne manuelles Eingreifen des Buchhalters. Auch kann die Antwort direkt gelesen werden.

Und das Beste: der gesamte Prozess der Mandantenkommunikation wird in FIBUScan dokumentiert und archiviert. „Habe ich doch gemacht“ ist jetzt transparent und nachvollziehbar, sodass das unübersichtliche Mail-Postfach der Vergangenheit angehört. Für Rückfragen hierzu oder eine Präsentation des Mandantenchats und FIBUScan bitte einfach anrufen.