7. November 2022

Digitale Rechnungsfreigabe

Die teuerste Lieferantenrechnung ist diejenige, wo kein Skonto gezogen werden kann.

Doch was ist der Grund hierfür? Wieso dauert der Prozess in der internen Bearbeitung so lange, dass der Skonto schlichtweg verfällt?
Ganz einfach: In vielen Unternehmen wird eine Lieferantenrechnung von vielen verschiedenen Abteilungen und Personen geprüft, bis diese zur Zahlung freigegeben wird. Dieser Prozess ist vielfach unorganisiert und dauert dementsprechend länger als die vorgegebene Skontofrist. Beispielsweise wird eine Rechnung kopiert und an verschiedene Personen geschickt, die diese Rechnung zu unterschiedlichen Zeitpunkten kontrollieren. Eine digitale Rechnungsfreigabe kann hier Abhilfe schaffen.

Die Software FIBUscan hilft hier bei der Organisation des Prozesses und vereinfacht ihn dank der integrierten Funktion „digitale Rechnungsfreigabe“. Eine eingehende Lieferantenrechnung per Papier wird hier bereits beim Posteingang digitalisiert und den Personen zugeordnet, die die Rechnung fachlich und preislich prüfen sowie freigeben müssen. Dies gilt auch für Rechnungen, die digital bzw. per Mail zugestellt werden. Die freigebende Person wird dann per E-Mail durch die digitale Rechnungsfreigabe auf den Rechnungseingang hingewiesen und gelangt durch einen einfachen Klick auf einen Link in seine Offenen Posten Liste. Hier sieht er in der übersichtlichen Benutzeroberfläche nur die Rechnungen, die ihn betreffen. Er kann diese freigegeben, komplett oder teilweise, kann Bemerkungen oder Fotos oder Dateien hinzufügen. So gehört eine chaotische Zettelwirtschaft mit unlesbaren Randnotizen mit FIBUscan und der Funktion „digitale Rechnungsfreigabe“ der Vergangenheit an.

Die für den Zahlvorgang verantwortliche Person sieht jederzeit den aktuellen Freigabestatus in FIBUscan und kann somit auch die freigebende Person an seine Prüfung erinnern. Durch die digitale Rechnungsfreigabe wird eine neue Transparenz im Unternehmen geschaffen, die auch das Miteinander positiv beeinflusst, wie auch die tägliche Zusammenarbeit. Auch werden die Sachkosten reduziert, zum Beispiel Kosten für Kopien, Stempel und weitere manuelle Gadgets.

Skontoverlust gehört durch die digitale Rechnungsfreigabe somit der Vergangenheit an und Ihr Unternehmen kann bares Geld sparen.